Der Leistungskatalog spezifiziert die

• Grundleistung der Verwaltung (Teil A);

• Pflichten der Eigentümer (Teil B);

• Freiwillige Zusatzleistungen der Verwaltung (Teil C);

• Mehrleistungen der Verwaltung (Teil D);

denn ein festes Verwalter-Entgelt bedingt einen feststehenden Leistungsumfang.

Erstellen einer jährlichen Abrechnung über die tatsächlichen Hausgeld-Einnahmen und Ausgaben des Vertragszeitraumes als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sonder-/Teileigentum, ohne getrennten Ausweis der Mehrwertsteuer und der Verrechnungskonten.

Sämtliche Unterlagen und Belege stehen allen Miteigentümern zur Einsichtnahme innerhalb der Bürozeiten - nach vorheriger Terminvereinbarung - im Büro der Verwaltung zur Verfügung.

Einladen und Durchführen einer Eigentümerversammlung mit den dazu notwendigen Vorbereitungsarbeiten zu einem zumutbaren Zeitpunkt.

Die Einladung wird jedem Eigentümer ohne besonderen Nachweis an die letzte, schriftlich gemeldete Adresse zugestellt.

Die Verwaltung Zu den Grundleistungen der Verwaltung gehören insbesondere die unabdingbaren, in den §§ 27 und 28 WEG aufgeführten gesetzlichen Aufgaben.

Die Grundleistungen sichern der Eigentümergemeinschaft eine sachgerechte Verwaltung der gemeinschaftlichen Belange. Dieser Aufwand ist mit dem vereinbarten, pauschalen Verwaltungsgeld abgegolten.

Aufstellen eines Wirtschaftsplanes je Wirtschaftsjahr einschl. Ausweis der Verteilung je Kostenart, in Form von Einzel-Wirtschaftsplänen je Sonder-/Teileigentum. Über die Annahme des Wirtschaftsplanes entscheidet die nächste Eigentümerversammlung durch Stimmenmehrheit, sofern nicht in der Gemeinschaftsordnung oder durch Beschluss eine andere Regelung festgelegt ist. führt den Vorsitz in der Eigentümerversammlung, gibt ihre Empfehlung zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung und sorgt für eine ordnungsgemäße Niederschrift.

Die Eigentümergemeinschaft und der Verwaltungsbeirat erhalten zur Lösung der

gemeinschaftlichen Belange die Beratung aus der langjährigen Erfahrung der Verwaltung.

Die Verwaltung sorgt für die Durchführung der beschlossenen Haus-/Nutzungsordnungen. Verstöße gegen die Haus-/Nutzungsordnung, die schriftlich gemeldet werden, mahnt die Verwaltung bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer mündlich oder schriftlich unter Angabe des Namens des Beschwerdeführers ab. Die nächste Eigentümerversammlung wird unterrichtet, wenn die Abmahnung ohne Erfolg blieb.

Abschließen und Kündigen von Wartungs- und Lieferanten-, Versicherungs- und Dienstleistungsverträgen im Namen der Eigentümergemeinschaft.

Betreuen, Überwachen und Beraten des Hausmeisters und anderer Dienstkräfte der Eigentümergemeinschaft.

Führen der auf den Namen der Wohnungseigentümer lautenden Bankkonten (Giro und Rückstellungskonten etc.). Verwalten der gemeinschaftlichen Gelder auf Konten einer Großbank, sofern keine Sondervereinbarung getroffen wurde.

Rechnerische und sachliche Prüfung aller Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen, Hauswart- und Münzgeldkassen.

Einrichten einer übersichtlichen, kaufmännisch ordnungsgemäß geführten Buchhaltung in dem Vertragszeitraum nach den Bestimmungen des Wohnungseigentümergesetzes, getrennt für jede Eigentümergemeinschaft.

Insbesondere:

Führen und Abrechnen von

- Hausgeldkonten je Sonder-/Teileigentum;

- Einnahmekonten für Erträge

- Ausgabekonten je Kostenart, ohne Ausweis der Mehrwertsteuer;

- Rückstellungskonten einschließlich Anlage der Mittel;

- Personalkonten für die Mitarbeiter der Gemeinschaft;

- Verrechnungskonten für die Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum bis zur         Erstattung der verauslagten Beträge;

- Mitbuchen der Einnahmen und Ausgaben auf dem Bankkonto;

- Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung;

- Veranlassen der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs, Melden der Gesamt-Heizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Serviceunternehmen, Einbuchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sonder-/Teileigentum in die Einzel- Jahresabrechnung;

Neuester Rechtsprechung nach ist die Verwaltung verpflichtet, eine Beschlusssammlung zu führen. Wir übernehmen und führen also bestehende bzw. neu gefasste Beschlüsse und halten diese während unserer Bestellung fortlaufend vor. Die Sammlung wird bei Ende unserer Bestellung als Datei dem Nachfolgeverwalter zur Verfügung gestellt.

Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch jährliche Begehung der Wohnanlage neben Zwischenprüfung und Ortsterminen.

Soweit notwendig, Heranziehen von Sonderfachleuten auf Kosten der Gemeinschaft.

Beraten bei der Auswahl der technischen Lösungen, Mitwirken bei den Preisverhandlungen und Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum.

Klärung der Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-/Gemeinschaftseigentum.

Beraten der Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und -beseitigung.

Erstellen der schriftlichen Aufträge im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft.

Veranlassen der Bauverträge, der Bauleitung und -überwachung einschließlich Aufmass und Rechnungskontrolle bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen nach vorheriger Beschlussfassung.

 Terminüberwachung bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen, Schlussrechnungen.

von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch-, Brand-, Sturmschäden.

Schadensmeldungen an die Versicherung bei Schäden am Gemeinschaftseigentum.

Beschaffen von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Sicherheits-Schließanlage für das Sonder-/Teil-/Gemeinschaftseigentum, sofern dies gewünscht wird.

Veranlassen der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und Technischen Überwachungsverein (TÜV) z.B. an - der Heizung (Sicherheitsventile, Abgaswert, Druck- und Heizölbehälter)

- den Aufzügen (Haupt- und Zwischenprüfung, sowie Noteinrichtungen)

- den Blitzschutzanlagen (Hauptprüfungen, Reparatur nach Dachsanierungen)

- den Lüfteranlagen (z.B. Tiefgaragen, Läden- und Kellerräumen)

- den Notbeleuchtungen (in Haus und Tiefgarage)

- den kraftbetätigten Garagentoren

- den Brandschutzeinrichtungen einschl. Feuerwehrzufahrten und Fluchtwegen, Druckprüfung der Feuerlöscher, Löschwassereinrichtungen, Kontrolle der Brandschutztüren und Rauchabzugsklappen in den Treppenhäusern etc.

- Terminvereinbarungen, Mängelbeseitigung und Abrechnung mit den Beteiligten.

Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten, für gemeinschaftliche Belange.

Büroleistungen, wie z.B. Porto, Telefon, Kopien und Dienstfahrten, soweit sie von der Verwaltung im Rahmen der aufgeführten Grundleistungen veranlasst wurden, sind mit dem pauschalen Verwaltungsentgeld abgegolten und werden nicht gesondert berechnet.

Die Wohnungseigentümer sind zu den folgenden Punkten verpflichtet und sollten damit einer ordnungsgemäßen Verwaltung zuarbeiten:

Der Verwaltung sind rechtzeitig vor Beginn der Tätigkeit sämtliche zu einer

ordnungsgemäßen Arbeit erforderlichen Unterlagen, in geordneter Form auszuhändigen,

insbesondere:

- Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung;

- Aktuelle Stammdaten (Eigentümerlisten, Adressen, Wohnungs-Nr., Wohnflächen);

- die gesamten Original-Beschlussprotokolle der Eigentümerversammlungen;

- alle gerichtlichen Entscheidungen aus WEG -Verfahren;

- vollständige Bau-, Renovierungs- und Lagepläne einschl. Massenangaben;

- alle z. Zt. bestehenden Verträge, die mit Dritten im Namen der Gemeinschaft abgeschlossen

wurden;

- vom Beirat geprüfte Belege in geordneter und zusammengestellter Form einschließlich

Geldbestands-Nachweis über gemeinschaftliche Gelder in spezifischer Form.

Erkannte Schäden am Gemeinschaftseigentum, auch im Bereich des Sondereigentums, sind vom Miteigentümer der Verwaltung unverzüglich anzuzeigen.

Den Zutritt zum Sondereigentum nach vorheriger Terminanmeldung durch die Verwaltung oder Dritte für Ablese-, Überprüfungs- und Instandsetzungsmaßnahmen am Sonder- /Gemeinschaftseigentum sicherzustellen.

Für die Einhaltung der jeweils gültigen Hausordnung der Gemeinschaft, insbesondere bei Vermietung zu sorgen. Die Hausordnung der Eigentümergemeinschaft ist als Bestandteil in den Mietvertrag aufzunehmen.

Die Namensschilder (Klingel, Briefkästen usw.) sind unverzüglich und einheitlich nach bestehendem Muster von jedem Eigentümer bzw. Vermieter auf eigene Kosten anbringen zu lassen, andernfalls erledigt dies der Hausmeister ohne weitere Abmahnung zu Lasten der Jahresabrechnung des säumigen Eigentümers.

Um eine Unterversicherung zu vermeiden, sind Wertverbesserungen im Sondereigentum, die über die Ausstattung gemäß Baubeschreibung hinausgehen, der Verwaltung unter Angabe der Werte schriftlich mitzuteilen, sofern nicht eine gesonderte Regelung besteht.

Bei Weiterveräußerung, bei Mieterwechsel und bei einer Änderung der Personenzahl hat der Eigentümer den Rechtsnachfolger darauf hinzuweisen, dass mit dem Eigentumsübergang alle Ansprüche und Verpflichtungen aus der Mitgliedschaft in der Eigentümergemeinschaft einschließlich dem Anteil an der Instandhaltungsrückstellung auf den Erwerber übergehen.

Für Mieterwechsel bzw. Personenzahländerung rufen Sie bitte das vom Verwalter kostenlos zur Verfügung gestellte Formblatt „Einzugsmeldung“ ab.

Der Veräußerer ist verpflichtet, unverzüglich die vollständig ausgefüllte, von Veräußerer und Erwerber unterschriebene „Gemeinsame Erklärung“ bei der Verwaltung zu hinterlegen und der Verwaltung das verbindliche Datum des Eigentumsüberganges schriftlich bekannt zu geben. Guthaben/Fehlbeträge/Sonderumlagen haben Veräußerer und Erwerber untereinander abzurechnen. Ein Anspruch an die Gemeinschaft auf zeitanteilige Abrechnung bzw. Aufteilung besteht nicht.

Der Veräußerer ist verpflichtet, seinem Rechtsnachfolger alle Verwaltungsunterlagen (z.B. Versammlungsprotokolle, Teilungserklärungen, Abrechnungen, Wirtschaftspläne etc.) auszuhändigen.

Sind mehrere Personen Eigentümer eines Wohnungseigentums (Erbengemeinschaften, Eheleute usw.), so ist die Miteigentümergruppe ohne weitere Aufforderung verpflichtet der Verwaltung schriftlich einen Bevollmächtigten zu benennen, der berechtigt ist, Willenserklärungen und Zustellungen, die im Zusammenhang mit dem Wohnungseigentum stehen, verbindlich für sie entgegenzunehmen und abzugeben. Gleiches gilt für Miteigentümer, die sich durch Dritte vertreten lassen oder sich mehr als 3 Monate im Ausland aufhalten.

Der Verwaltung werden Aufwendungen auch für beauftragte Verfahrensbevollmächtigte, die ihr als Beteiligte oder Zustellungsbevollmächtigte an einem Verfahren gemäß §§ 18 und 43 WEG entstehen, unverzüglich erstattet. Dies gilt auch, wenn in der richterlichen Entscheidung keine Erstattung von außergerichtlichen Kosten angeordnet ist.

Mit der Anerkennung der jeweiligen Jahresabrechnung entlasten die Wohnungseigentümer die Verwaltung für die Tätigkeit im entsprechenden Verwaltungszeitraum.

Der Wunsch einzelner Eigentümer auf besondere Verfahren können wir nur im Rahmen der Mehrleistungen Rechnung tragen:

Beispiel: Ein Eigentümer ärgert sich über die Höhe der Müllgebühren und fordert den Verwalter auf, für ihn oder die Gemeinschaft entsprechend tätig zu werden und Verhandlungen über niedrigere Müllgebühren zu führen

Hier wollen wir als Verwalter gerne tätig werden, verweisen aber bereits vorsorglich auf Teil D, M 14

Die Verwaltung ist bereit, weitere Leistungen zu erbringen, um den Eigentümern eine umfassende Information und Werterhaltung des Grundbesitzes zu bieten. Die Zusatzleistungen sind kostenfrei und mit dem pauschalen, jährlich zwischen Eigentümerversammlung und Verwaltung vereinbarten Verwaltungsentgeld abgegolten.

Jedem Wohnungseigentümer wird eine Kopie der Beschlüsse der Eigentümerversammlung ohne besonderen Nachweis an die letzte gemeldete Adresse zugestellt.

Der Nachweis über die Richtigkeit der vorgelegten Jahresabrechnung erfolgt u.a. durch den Geldbestands-Nachweis von Gesamteinnahmen, - Ausgaben und Verrechnungsposten je Abrechnungsjahr. Der Verwaltungsbeirat erhält von dieser Aufstellung eine Kopie.

Die Anlage der angesparten Instandhaltungsrückstellungen werden dem Verwaltungsbeirat bei der Belegprüfung nachgewiesen.

Jeder Miteigentümer erhält Einsicht in alle Unterlagen der Gemeinschaft innerhalb der Bürozeiten (nach vorheriger Terminvereinbarung) im Büro der Verwaltung. Diese Regelung ersetzt das Auslegen der Belege zur Eigentümerversammlung.

Der Inhalt der Tagesordnung wird gemeinsam mit dem Verwaltungsbeirat, sofern bestellt, abgesprochen und festgelegt.

Um einen zügigen und reibungslosen Ablauf der Eigentümerversammlung sicherzustellen, bereitet die Verwaltung, soweit möglich, Beschlussentwürfe zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung vor.

Vom wichtigen Schriftverkehr erhält der Verwaltungsbeirat Kopien, damit er immer über die aktuellen Belange der Gemeinschaft informiert ist und seine Stellungnahme dazu abgeben kann.

Die zur Belegprüfung notwendigen Unterlagen und Belege werden an den Verwaltungsbeirat für die jährliche Belegprüfung außer Haus zur Verfügung gestellt, damit die Belegprüfung ohne Zeitdruck und in Ruhe durchgeführt werden kann.

Als Hilfestellung zur Belegprüfung erhält der Beirat eine ausführliche, schriftliche Erläuterung über die „Technik der Belegprüfung“.

Alle Eigentümer erhalten als zusätzliche Information zur Jahresabrechnung einen schriftlichen Bericht, in dem die wichtigsten Kostenarten erläutert sind.

Die Verwaltung veranstaltet kostenlose Schulungen für die Verwaltungsbeiräte durch Spezial- Beirats-Seminare über wechselnden, aktuelle Themen zum Wohnungseigentum.

Die erste Haus-/Nutzungsordnung wird von der Verwaltung zur Beschlussfassung vorbereitet.

Planung der zu erwartenden Instandhaltung/Instandsetzung über eine Zeitraum von 5 Jahren.

Beratung durch die Verwaltung über kurz- und mittelfristigen Bedarf der Instandhaltung und Instandsetzung einschl. Berechnen der dazu notwendigen Finanzmittel.

Normalerweise ist mit unserem Entgelt die Verwaltungsarbeit gemäß WEG und unserem Leistungskatalog abgegolten. Es kann jedoch vorkommen, dass durch einzelne Miteigentümer, Dritte oder durch umfangreiche Umbauten oder Investitionen für die Gemeinschaft zusätzlicher Aufwand ausgelöst wird, der von der Verwaltung bei Vertragsabschluß nicht kalkulierbar ist.

Des weiteren bieten wir als Hausverwaltungsprofi weitere Dienstleistungen an, die Ihnen auf diesem Wege bekannt gemacht werden sollen.

Diese Mehrleistungen werden von der Verwaltung gesondert abgerechnet und soweit möglich und vereinbart dem verantwortlichen Miteigentümer direkt weiterbelastet.

Alle genannten Kosten/gebühren zzgl. der ges. MwSt.

Üblicherweise richten die Eigentümer einen Dauerauftrag zugunsten des Kontos der Gemeinschaft ein. Somit fallen Kosten nicht an. Manchmal wollen Eigentümer dies jedoch nicht, dann werden folgende Kosten fällig:

Teilnahme am Lastschriftverfahren für Hausgeld und Sonderumlagen. Zu Lasten des Eigentümers. Je Einzelbuchung xxx €, sofern dies gewünscht wird.

Mahnungen und Abmahnungen an säumige/verantwortliche Miteigentümer.

Zu Lasten des Verursachers. Je Mahnung/Abmahnung xx € / xx € / xx € je nach Mahnstufe

Bearbeiten von Eigentumswechsel (z.B. Informationen des Erwerbers, Auskünfte/Einsicht in die Unterlagen usw.) und - falls erforderlich - Zustimmung zum Verkauf gemäß § 12 WEG vor dem Notar.

Zu Lasten beider Parteien. Je Stunde xx € , mindestens xx €

Bearbeiten von Gerichtsverfahren nach § 43 WEG, wie z.B. Hausgeldklagen, Beschlussanfechtungen etc.. Über die Anträge und Ergebnisse von Verfahren nach § 43 WEG (Außer Hausgeldklagen) werden die Eigentümer in Kurzform durch Rundschreiben informiert.

Je Stunde xx € , sofern eindeutig zuzuordnen, zu Lasten des Verursachers.

Mitwirken bei Schadenssuche/-beseitigung und Abwicklung von Versicherungsfällen im Sondereigentum.

Pauschal von der Schadenssumme x %

Mitwirken bei aufwendigen Instandsetzungen und Sanierungen, nach vorheriger Information an den Verwaltungsbeirat.

Je Stunde xx € oder pauschal von der Bausumme x %.

(Vor Arbeitsbeginn ist über die Abrechnungsart eine schriftliche Vereinbarung zu treffen).

Fotokopien einschließlich Personalkosten für Mehrleistungen zu Lasten des Verursachers/Auftraggebers.

Je Seite xx €

Fahrtkosten, Auslagen und Porto aus M 3 - M 6 gegen Nachweis.

Die Abrechnung spezieller Kostenarten, die nicht im „normalen“ Maß abzurechnen sind, werden nach Aufwand vergütet.

Je Stunde xx €.

Weitere zusätzliche Arbeiten, die nicht in den o.g. Grund- und freiwilligen Zusatzleistungen aufgeführt sind.

Zu Lasten des Verursachers. Je Stunde xx  €.

Bei vermieteten Eigentumswohnungen erstellen wir auf Wunsch die Nebenkostenabrechnungen für den Mieter; also incl. aller umlagefähigen Nebenkosten gem.

Vorgaben durch den Vermieter und dessen Mietvertrag.

Zur Abwicklung stellen wir ein separates Formblatt

Je gefertigter Abrechnung xx,-- € incl. Vermieter-Kopien, Porto

Sollte die Herbeiführung eines schriftlichen Beschlusses notwendig sein, sind diese Mehrkosten für Bearbeiten, Versenden, Kopien und Rundschreiben mit einer Pauschalgebühr je Beschluss von 10 € je WE abgegolten.

Sofern notwendig oder gewünscht, kann es vorkommen, dass zum Ausgleich von Forderungen an die WEG eine Sonderumlage zu tätigen ist. Für diese Mehrleistung berechnen wir x % vom Wert der Sonderumlage, mindestens jedoch xx € als Gebühr.

Hierbei wird dem Verwalter nicht durch die Gemeinschaft, sondern von einem oder mehrerer Miteigentümer ohne Beschlussfassung durch die Gemeinschaft der Auftrag erteilt, für sie/ihn tätig zu werden.

Je Stunde xx € ggf. zzgl. Fahrt- und Portokosten

Sofern gewünscht, erstellen wir die Jahresnebenkostenabrechnung nachträglich für den Zeitraum, indem die Verwaltung noch nicht bei uns lief.

Die abzurechnenden Unterlagen müssen gestellt werden.

Kosten: xx tel der für den abzurechnenden Zeitraum angefallenen Verwaltergebühr unseres vereinbarten Entgeltes

Sofern einzelne Wohnungen nicht vom Eigentümer selbst bewohnt werden sollen, bieten wir die Möglichkeit, die Wohnung durch uns vermieten zu lassen.

Hierbei wird auf die Auswahl der Mieter besonderen Wert gelegt, - d.h., die Mietbewerber werden z.B. durch eine Wirtschaftsauskunftei zu unseren Lasten auf Zahlungsschwierigkeiten hin überprüft.

 Kosten für Vermieter: xx €

Wir gehen grundsätzlich davon aus, dass bei Neubauten alle geschuldeten und erbrachten Leistungen zwischen Käufer und Verkäufer endgültig geklärt sind. Als Mehrleistung werden Leistungen für Mangelanzeigen und deren Bearbeitung gegenüber Dritten, Handwerkern oder Verkäufern berechnet, die sich aus dem geschlossenen Kaufvertrag zwischen Käufer und Verkäufer ergeben.

Vor Inanspruchnahme dieser Leistung muss zwischen Auftraggeber und Verwaltung ein entsprechender Auftrag geschlossen werden. Die Leistung werden nach dem tatsächlichen Aufwand abgerechnet.

Unterlagen, die älter als 2 Jahre sind, können in den Räumen der Verwaltung eingelagert werden.

Kosten: je Ordner xx €/Jahr

Sofern in Mehrfamilienhäuser Wärmemengenzähler oder elektronische Heizkostenverteiler (EHKV`s) installiert wurden, können diese von uns abgelesen und eine Heizkostenabrechnung gem. Heizkostenverordnung (HKVO) erstellt werden.

Kosten: xx € je WE und Jahr, ohne Gerätemiete

Die Höhe der Vergütung für Mehrleistungen gilt ab Vertragsbeginn zuzüglich MwSt. Eine zeit- und kostengerechte Anpassung bleibt der Verwaltung vorbehalten.

Mit einer Änderung werden die bisherigen Kostensätze ungültig und durch die Änderung ersetzt. Der Verwaltungsbeirat wird über Änderungen schriftlich informiert.

Stand: 01.05